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Quante volte, nella vita di tutti i giorni ci troviamo ad avere bisogno di un certificato e non sappiamo dove farlo, qual'è l'ufficio incaricato per svolgere un servizio o, gli orari di apertura dell'ufficio stesso o ancora, a chi telefonare per avere una consulenza per un problema qualsiasi.
Con questa pagina non risolverò certo i problemi del cittadino, ma il mio scopo è quello di dare un piccolo contributo, un piccolo aiuto alle persone che tutti i giorni incontrano questi problemi.
Pietro Solimeno
In questa prima parte vedremo come, quando e per cosa ci si rivolge ad un ufficio pubblico
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Quando mi rivolgo ad un ufficio pubblico?
Ogni volta che ho bisogno di ottenere un provvedimento (autorizzazione, licenza, permesso, ecc.) oppure se partecipo ad un concorso, selezione...mi chiedono di presentare diversi certificati.
I certificati sono degli atti in base ai quali il cittadino dimostra di possedere una serie di requisiti relativi alla sua persona o status. I certificati più recentemente richiesti sono quelli di stato civile e i certificati anagrafici.
Tutti i certificati che attestino stati e fatti non soggetti a modifiche (titoli di studio, certificato di nascita, di morte) hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno una validità minima di sei mesi dalla data del rilascio (ad esempio. certificato di residenza e stato di famiglia).
E se il certificato è scaduto?
Il certificato rilasciato dall'Ufficio anagrafe o di Stato Civile posso utilizzarlo anche se scaduto di validità. Devo solo dichiarare, in fondo al certificato, che le informazioni in esso contenute non hanno subito modificazioni alla data del rilascio. esempio: posso utilizzare il certificato di stato di famiglia, anche dopo 6 mesi dalla data del rilascio, se nel frattempo i componenti della famiglia non sono cambiati e scrivendo in calce al certificato: dichiaro che i dati riportati nel certificato non sono cambiati.
Certificato di residenza, Stato di famiglia, Cittadinanza italiana, Esistenza in vita, Stato libero, Stato vedovile, Anagrafico di nascita, Godimento di diritti politici. Questi certificati sono rilasciato dal Comune di residenza. I certificato anagrafici hanno validità di 6 mesi dalla data del rilascio. Quando una Pubblica Amministrazione richiede più certificati, si consiglia di richiedere un unico certificato (o contestuale9 che raccolga tutti i certificati richiesti. Esempio. se vengono richiesti sia il certificato di residenza che lo stato di famiglia può essere rilasciato un solo certificato contestuale dove risulti la residenza e lo stato di famiglia.
Sono certificati di nascita, matrimonio o morte.
Estratti degli atti di stato civile
Vengono rilasciati dall'Ufficio di Stato Civile. Si tratta di particolari tipi di certificazione che contengono un maggior numero di informazioni. Esempio: l'estratto dell'atto di nascita contiene, oltre tutti i dati presenti nel certificato, anche l'ora in cui è avvenuta la nascita e l'eventuale annotazione del matrimonio.
Da ricordare: La Pubblica amministrazione non potrà richiedere l'estratto di un atto di Stato Civile al cittadino ma dovrà procurarsela richiedendola direttamente all'Ufficiale di Stato Civile competente.
Che cosa è
Ogni volta che una Pubblica Amministrazione o un gestore di servizi pubblici mi richiedono un certificato, posso sostituirlo con una autocertificazione.
Perché
Presentando l'autocertificazione in sostituzione del normale certificato evito di dover andare in Comune. Infatti l'autocertificazione posso farla direttamente a casa mia o nell'ufficio pubblico in cui mi trovo.
Risparmio tempo e denaro
In questo modo risparmio tempo e, soprattutto, denaro. La mia firma sulle autocertificazioni non dovrà essere autenticata da un pubblico ufficiale: quindi risparmierò almeno L. 20.000 che sarebbero dovute per l'imposta di bollo. Esempio: se ho acquistato una nuova automobile non dovrò, per farla immatricolare, andare all'anagrafe del mio Comune e farmi rilasciare un certificato di residenza (costo L. 21.000): sarà sufficiente che io autocertifichi la mia residenza compilando un semplice modulo (modello A) senza nessuna spesa.
I certificati che possono essere sostituiti sono ormai moltissimi. Facciamo un elenco:
data e luogo di nascita
residenza
cittadinanza
godimento dei diritti politici
stato di celibe, coniugato o vedovo
esistenza in vita
nascita del figlio
decesso del coniuge, ascendente o discendente
posizione agli effetti dell'obbligo militare
iscrizione in Albi o Elenchi tenuti dalla Pubblica Amministrazione
composizione della famiglia anagrafica
titolo di studio o qualifica professionale; esami sostenuti, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica
situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'ammontare corrisposto; assolvimento di specifichi obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare del tributo assolto; possesso e numero del codice fiscale e della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato.
stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente e di casalinga
qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore o simili
iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui all'art. 77 del D.P.R. 14/02/1964, n 237, come modificato dall'art. 22 della legge 21/12/1986, n958
di non aver riportato condanne penali
qualità di vivenza a carico
tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri di stato civile.
Come si fa?
L'autocertificazione deve essere resa in modo chiaro e semplice. Esempio: se mi chiedono il certificato di residenza dovrò semplicemente dichiarare:
il sottoscritto...nato il .... a .... dichiaro di essere residente nel Comune di..... in via .... n° ... Data ... Firma....
Semplice.
A chi si presenta?
L'autocertificazione può essere presentata a tutti gli uffici della Pubbliche Amministrazioni (Comune, Prefettura, Questura, INPS, Motorizzazione, Provincia, Regione, ecc.) ed a tutti gli Uffici di gestori di pubblici servizi (Enel, Telecom, Omnitel, Aci, Azienda Gas, Trasporti, Acqua, ecc.). L'autocertificazione non può essere presentata agli Uffici o Aziende privare (Banche, Agenzie Viaggi, Agenzie per il recupero crediti, ecc.). Attenzione: quando il certificato è richiesto da un'Azienda privata e quest'ultima lo trasmetta ad un Ente pubblico posso, comunque avvalermi dell'autocertificazione.
Come si presenta?
L'autocertificazione la posso presentare direttamente e personalmente all'Ufficio che mi richiede il certificato. L'autocertificazione la posso trasmettere anche: con in fax, per posta, tramite posta elettronica, tramite terze persone, tramite incaricati di agenzie.
Dichiarazione sostitutiva di atto notorio
Quando non mi posso avvalere della autocertificazione posso ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.
Che cosa è
Con questa dichiarazione posso comprovare fatti, stati e qualità riferiti a me stesso o ad altre persone di cui sia a diretta conoscenza. Esempio: se l'impianto elettrico della mia abitazione è stato ristrutturato nel 1970, da una ditta che oggi non esiste più, potrò rendere la seguente dichiarazione: Dichiaro che la ditta.... ha eseguito i lavori di ristrutturazione dell'impianto elettrico nella abitazione posta in ..... nell'anno 1970.
Attenzione: con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà non potrò dichiarare situazioni inerenti fatti che debbano ancora accadere, assunzioni di impegni, rinunce, accettazione di incarichi, intenzioni future e tutto ciò che riguarda i rapporti privati. Se la dichiarazione sostitutiva è resa contestualmente ad una domanda, anche se non inserita in essa, la firma non dovrà essere autenticata (vedi modello D).
Quando mi presento ad un ufficio pubblico l'impiegato addetto deve sempre avere i moduli necessari per poter fare l'autocertificazione. Quando devo presentare una domanda ad un ufficio pubblico posso sempre inserire in essa il contenuto delle autocertificazioni e delle dichiarazioni sostitutive anche se queste sono richieste con atti separati. Esempio: se devo presentare una domanda per ottenere una certa autorizzazione e mi chiedono di allegare un certificato di residenza ed una dichiarazione dell'atto di notorietà, anziché presentare tre atti distinti, potrò sottoscrivere un unico atto secondo il seguente schema: il sottoscritto..... nato a ..... il Chiede l'autorizzazione per .... e al tal fine, consapevole delle responsabilità penali in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 04/01/1968, n 15,
Dichiara di essere residente nel comune di ... via ...n... di aver acquistato il bene... in data ... Firma.... .
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati. Quando rivolgo un'istanza ad una Pubblica Amministrazione o a chi gestisce un servizio pubblico e mi viene richiesto di esibire un documento di identità, non dovrò presentare nessun certificato che contenga i dati presenti nel documento d'identità. Inoltre posso utilizzare qualsiasi documento per comprovare stati e qualità personali, ma non fatti giuridici diversi, mediante esibizione all'ufficio competente del documento rilasciato da una Pubblica Amministrazione che contenga l'attestazione dei dati richiesti. Nel caso in cui i dati attestati in documenti di riconoscimento abbiano subito variazioni dalla data di rilascio e siano comunque utilizzati per sostituire certificati, il responsabile rischia sanzioni penali.
Ma se non intendo presentare l'autocertificazione potrò chiedere, al dipendente dell'ufficio a cui mi rivolgo, che egli stesso acquisisca direttamente i documenti e i certificati preso le Pubbliche Amministrazioni competenti. In questo modo non dovrò preoccuparmi di niente: sarà la Pubblica Amministrazione ad agire per me. Esempio: Presento una domanda per ottenere un'autorizzazione comunale. Il funzionario mi chiede di produrre il certificato di nascita, il certificato di residenza, il certificato di iscrizione alla camera di Commercio, ecc. Dovrò semplicemente chiedere allo stesso funzionario di acquisire all'ufficio i certificati che mi sono stati richiesti e non avrò nessun altro obbligo.
Ad un ufficio pubblico se mi richiedono l'autentica della firma potrò:
presentare e firmare la domanda di fronte al dipendente addetto a riceverla. in questo caso la mia firma non dovrà essere autenticata
spedire la domanda per posta o inoltrarla tramite una terza persona: in questo caso dovrò allegare la fotocopia non autenticata di un documento di riconoscimento 8carta d'identità), patente di guida, ecc.).
Ricorda: L'autentica della firma su una domanda può essere richiesta solo se un'apposita norma di legge o di regolamento lo preveda: diversamente non può essere richiesta! Quando partecipo ad un concorso pubblico non dovrò mai far autenticare la mia firma sulla domanda di partecipazione.
Quando non posso firmare una dichiarazione a causa di un impedimento di natura fisica o per incapacità nel saper scrivere sarà il pubblico ufficiale, o il dipendente addetto alla ricezione dell'atto, a raccogliere la mia dichiarazione, sotto forma di verbale, dando atto del preciso motivo dell'impedimento a firmare (vedi modello E).
Le copie autentiche di atti e documenti sono pienamente equipollenti agli originali. L'autenticazione di un documento può essere effettuata dal funzionario competente dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco.
Nei casi in cui si debba presentare all'Amministrazione copia autentica del documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale. In questo caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. Nel caso debba presentare la copia di una pubblicazione o, nei concorsi pubblici, copie autentiche di titoli (diplomi, attestati, ecc.), in sostituzione possono presentare una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà attestante la conoscenza del fatto che la copia presentata è conforme all'originale.
Così facendo eviterò di dover andare da un pubblico ufficiale per autenticare la copia.
Oggi le norme per la semplificazione offrono molti modi per snellire l'attività amministrativa e per evitare al cittadino inutili e fastidiose perdite di tempo e di denaro: autocertificazione, dichiarazione sostitutiva di atto notorio, esibizione dei documenti, autentica di copie, acquisizione diretta di atti e documenti. Sono il che scelgo gli strumenti semplificativi di cui avvalermi: la Pubblica Amministrazione non può, in nessun caso, rifiutare di accogliere e mie scelte. In caso di rifiuto il dipendente pubblico incorrerà nelle sanzioni previste dal codice penale: sarà sufficiente segnalare il caso al Prefetto o alla Magistratura.